6 Técnicas para Aumentar a Produtividade no Home Office

Recentemente, por causa da quarentena, muitas pessoas viraram adeptas ao home office (trabalho remoto em casa), no entanto, distrações domésticas são comuns e têm sido o pesadelo de muitas pessoas serem produtivas no lar. Com essas seis técnicas de produtividade pessoal você vai aprender como ser mais produtivo, a ser mais organizado e evitar a procrastinação. Lembrando que esses métodos também valem para estudos em casa, seja para escola, faculdade, vestibular, ENEM, concurso, etc. Confira:

1. Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro foi criada em 1988 pelo italiano Francesco Cirillo. O método de gestão de tempo é bastante versátil, pode ser aplicado para basicamente qualquer coisa que queira fazer. Segundo o livro "The Pomodoro Technique", escrito por Cirillo, o Pomodoro ajuda a utilizar o tempo como um precioso aliado para realizar o que desejar e do jeito que bem quiser, além de capacitar para a melhora contínua de nossos processos.

Como fazer a técnica Pomodoro

Pomodoro significa tomate em italiano. Faz alusão aos temporizadores clássicos de cozinha, que você provavelmente já deve ter visto por aí. Mas, dentro desse método, é o tempo que você faz determinada tarefa. Cada pomodoro é dividido em quatro pomodoris, e cada um equivale a 30 minutos.

O que é preciso para fazer a técnica:

• Um timer ou despertador (pode ser do seu celular);
• Papel ou bloco de notas do celular ou computador para escrever as tarefas a serem feitas.

Pomodoro é simples e dura duas horas. Primeiro, você realiza uma atividade durante 25 minutos. Quando acabar o tempo, descansa 5 minutos. Assim sucessivamente até que complete as duas horas. Como recompensa, você descansa mais 30 minutos.
O conceito do Pomodoro é que a pessoa que vai estudar ou executar uma tarefa demore, exatamente, 25 minutos. Concluindo-a ou não, ele deve parar e descansar 5 minutos.
Nos intervalos, você pode beber água, comer, ir ao banheiro, checar uma notificação no celular, fazer alongamento, ver televisão ou apenas não fazer nada.
Interrupções: caso seja interrompido, anote, vai ser muito importante para descobrir o que tira a sua concentração. As interrupções podem ser internas ou externas. As internas são aquelas feitas por você mesmo, como pensar em algo, sentir fome, precisar ir ao banheiro etc. As externas são quando outras pessoas ou acontecimentos atrapalham sua atividade, como alguém te chamar, um barulho de celular, um e-mail, etc.

2. Método Getting Things Done (GTD)

De acordo com o site oficial do método, Getting Things Done® é uma metodologia de produtividade pessoal que redefine a forma como você encara sua vida e seu trabalho, foi criada por David Allen e ensinada no livro "A Arte de Fazer Acontecer". Consiste em 5 etapas, que são:

Passo 1 - Capturar

Escreva, grave ou reúna tudo e qualquer coisa que tenha sua atenção, isto é, que seja relevante para você em sua ferramenta da coleta. Recomendo que use o aplicativo Evernote (disponível para PC e celular), ou qualquer bloco de notas nativo ou caderno de anotações.

Passo 2 - Esclarecer

É acionável, realizável? Se sim, decida a próxima ação e projeto (se mais de uma ação for necessária). Caso contrário, decida se é lixo, referência ou algo para colocar em espera.

Passo 3 - Organizar

Organize as tarefas acionáveis em categorias (ex: trabalho, viagem, atividades domésticas) e prioridades. 

Passo 4 - Refletir

Atualize e revise todos os conteúdos pertinentes do sistema para recuperar o controle e o foco.

Passo 5 - Engajar

Apenas faça! Use seu sistema confiável para tomar decisões de ação com confiança e clareza. O objetivo do Método GTD não é trabalhar em um item, mas sim o de completar um item.

Plano de ações

O plano de ações é um documento, geralmente uma planilha eletrônica ou em papel utilizada para fazer o planejamento completo das tarefas. No plano, contém o 5W2H, que são:

Os 5W:

• What (o que será feito?)

• Why (por que será feito?)

• Where (onde será feito?)

• When (quando será feito?)

• Who (por quem será feito?)

Os 2H:

• How (como será feito?)

• How much (quanto vai custar?)

3. Zen To Done (ZTD)

O método Zen To Done (ZTD) é uma metodologia criada por Leo Babauta em 2005 e que transformou a vida do autor, ele conta tudo em detalhes no livro "Zen To Done: The Simple Productivity E-book". É uma alternativa para pessoas que têm dificuldades com o Getting Things Done (GTD), portanto, ele é mais simplificado e focado em conselhos de ações. Para isso, Babauta incluiu algumas informações do livro "Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes", de Stephen Covey. Sendo assim, um método híbrido.

A princípio, o ZTD defende a adquirir os seguintes hábitos:

1. Coletar informações (não deixar nada na cabeça);
2. Processar informações;
3. Planejar;
4. Executar;
5. Utilizar um sistema confiável para controlar suas tarefas;
6. Organizar;
7. Revisar;
8. Simplificar;
9. Definir Rotinas;
10. Encontrar sua Paixão.

ZTD simplificado

1. Capture: carregue com você um caderninho ou fichas de papel 3x5, onde possa anotar todas as suas ideias, projetos e informações que passarem pela sua mente. Anote tudo que passar na sua cabeça, para não esquecer de nada. Na maioria das vezes, o bloco de notas do celular ajuda nesse serviço.
2. Processe: decida rapidamente sobre o que deve ser feito com a informação coletada. Você precisa agendar? Arquivar? Responder? Independentemente do que seja, tome decisões rápidas sobre qual o próximo passo e não deixe que as pendências se acumulem.
3. Planeje: diariamente, escolha 3 TMI (Tarefas Mais Importantes) que devem ser feitas até o final do dia. Procure fazer suas TMIs já pela manhã para se livrar o quanto antes.
4. Faça: concentre-se em apenas uma tarefa e faça-a sem interrupções. Não tente multitarefar.

4. Kanban

O Kanban surgiu como parte do Sistema Toyota de Produção nos anos 60. O termo significa "cartão" em japonês. É um sistema extremamente simples, ágil e visual. Permite que as tarefas sejam feitas com rapidez e funciona através de colunas e cartões que podem ser coloridos para facilitar a compreensão do que precisa ser feito.

Como funciona o Kanban

Cartão

O cartão é a menor parte do Kanban, nele estará escrito a tarefa a ser feita. Por exemplo: "Criar logo para cliente X". Pode ser diferenciado por sistema de cores, de acordo com o nível de prioridade, tipo de tarefa, de acordo com o que a pessoa ou equipe decidir. Os cartões podem ser feitos de post-it autocoláveis, por exemplo. 

Colunas

As colunas são feitas para identificar o status da tarefa. Um Kanban geralmente possui três colunas, que são: A fazer, Em execução e Feito.

Quadro

O quadro nada mais é que o Kanban como um todo, organizado em colunas e cartões. Seguindo a regra, um kanban para cada equipe/pessoa. O quadro pode ser feito de lousa, cortiça, quadro de post-it como eu citei anteriormente, ou digital através de aplicativos como o Trello você consegue facilmente aplicar a técnica.

 

5. Matriz de Eisenhower

A Matriz Eisenhower, também conhecida com matriz urgente/importante, é uma estrutura dividida em quadrantes para organizar suas tarefas, na qual você organiza por prioridade e define a carga de trabalho a ser feita. Seu nome é em homenagem ao general americano Dwight D. Eisenhower, que também foi presidente dos Estados Unidos, porque o general era conhecido pela alta produtividade, fato que chamou a atenção de vários estudiosos, tais como Stephen Covey. No livro de Covey, "Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes", foi feita uma repaginação das ideias de Eisenhower, bem como a invenção da ferramenta. Para definir bem o que é a Matriz, a seguinte frase de Eisenhower descreve bem: "Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente". Portanto, o que você precisa fazer para se tornar adepto da técnica é avaliar as suas tarefas e categorizá-las adequadamente.

Como funciona a Matriz de Eisenhower

A Matriz pode ser usada por pessoas individualmente ou empresas para agendar, planejar, delegar e priorizar as atividades que precisam cumpridas, diariamente ou semanalmente. Separando as tarefas em  um dos quadrantes, você também determina a urgência.

• Primeiro quadrante: urgente e importante. Estas tarefas são as que precisam ser cumpridas imediatamente, de preferência no mesmo dia e primeiro, que não podem ser adiadas. Imprevistos, solicitações em cima da hora, como cumprir um trabalho que surgiu de última hora, por exemplo. 

• Segundo quadrante: importante. Tarefas que podem ser cumpridas num prazo mais frouxo. São metas ou tarefas a longo e médio prazo, que são importantes, mas não tem um prazo a ser entregue muito rígido. Por exemplo, buscar uma qualificação profissional. 

• Terceiro quadrante: urgente. Tarefas que precisam ser feitas imediatamente, mas que não são importantes pra você dar muita atenção, e que podem ser delegadas a outra pessoa. 

• Quarto quadrante: nem importante, nem urgente. Tarefas que precisam ser eliminadas. São distrações que precisam ser ignoradas ou evitadas da sua vida. Por exemplo, um happy hour ou uma pausa longa e desnecessária.

6. Princípio de Pareto

Embora o Princípio de Pareto tenha o nome do sociólogo, cientista político e economista italiano Vilfredo Pareto, na verdade foi nomeado por sugestão do consultor de negócios Joseph Moses Juran, que propôs que usasse o ponto de vista de Pareto em gestão da qualidade. Uma das primeiras análises de regra 80/20 registradas foi baseada no cultivo de ervilhas. Pareto percebeu que apenas 20% das vagens produziam cerca de 80% das ervilhas. Em 1906, os sociólogos também descobriram que 4/5 das terras italianas pertenciam a 1/5 da população, mas foi só em 1940 que a pesquisa de Juran reconheceu oficialmente esse princípio. O que chama a atenção é a universalidade da aplicação das regras. O princípio de Pareto pode ser usado em análises econômicas, sociológicas e computacionais, e também para organização pessoal.

A Harvard Business Review sugere que você siga esses passos muito simples:

• Antes de deixar o escritório hoje, anote suas seis principais prioridades para o dia de amanhã em um post-it.
• Descarte os cinco últimos.
• Anote a sua principal prioridade em um post-it e coloque-o no seu computador (ou celular).
• Programe uma janela de 90 minutos para trabalhar em sua principal prioridade, deixando de preferência como a primeira coisa do dia.
• Toda vez que você estiver prestes a verificar e-mail, Facebook, Twitter, etc, anote o que está prestes a fazer.

E aí, pretende aderir alguma dessas técnicas? Comente!